一般英语商业书信从结构上可分为：信头（The Heading）、封内地址(The Inside Address )、称呼(The Salutation)、事由(The Subject Heading)、开头语(The Opening Sentences)、信的正文(The Body of the Letter)、结尾语(The Closing Sentences)、结束语(The Complimentary)、签名(The Signature)、附件(Enclosure)。
下列分别介绍各个部分的具体内容：
信头（The Heading）
书信中发信人的地址和发信的日期等称为信头。目的在于使受信人知道发自何方、何处、何时，复信时便于参考。外贸公司的信笺都印有信头，包括发信人的姓名、地址、电话号码、传真等。
注意点：
1、年份应完全写出，不能用（99）来代表（1999）。
2、月份要写英文名称，不能用数字代替。如（3/9/99）等不能在正式函件中使用。
3、月份名称可用缩写，如Aug.代替August；但May，June，July本身很短，不便减缩。
4、日期可用1，2，3，……23，24，……30，31，或用1st，2nd，3rd，……23rd，24th，……30th，31st。日期最好用基数词，不用序数词。月份和日期之间不要用标点点开，年份之前，必须用逗号点开。
封内地址（The Inside Address）
受信人的姓名地址等一般是列在信笺的左上方，在信头之下，沿左页边线写起。封内地址与信封地址写法相同。
称呼（The Salutation）
称呼是写信人对受信人的一种称呼，其位置是在封内地址的下面空两行，并与之平头。目前外贸书信中一般通用的称呼语有：
商业函件用Dear Sirs，不能单独用Sirs Gentlemen，不能用单数。
公事函件用Dear Sir。
称呼语后面的标点，一般用逗号，不用冒号或分号。
事由（The Subject Heading）
事由写在称呼语下面两行，一般是在信笺中间的位置，但平头信则由左面沿线写起。事由的使用是使双方的收发人员看了它就可迅速递给经办的人，不必等待读完信中全部内容才能确定。事由要简单扼要，说明商品名称、数量、信用证或合同号码等即可。有时前面加上Re:，意思是"关于"即事由。
开头语（The Opening Sentences）
开头语没有统一的格式，但在习惯上是用客套语先将收到对方的来信的日期、编号或查号、主题及简单内容加以综合叙述。开头语一般要与信的正文分开，自成一节，文字要简洁明了。
信的正文（The Body of the Letter）
正文的位置紧接在开头语的下面，根据中心思想分成段落，每一中心思想为一段，眉目要清楚。
结尾语（The Closing Sentences）
结尾语一般用来总结本文所谈的事项，提示对信人的要求，如希望来函或电报订货、答复询问或作必要的声明等，另外也附加一些略带客套的语气。它的位置在正文结束之后，另起一段。
结束语（The Complimentary Close）
结束语写在结尾语下隔一行，正中或略向右面写起。只有第一个字母大写，后面加逗号。
见常用称呼和结束语列表

Dear Sirs Dear Sirs or Madam	Yours faithfully \ Faithfully yours
Gentlemen Ladies/Gentlemen	Yours very truly \ Very truly yours
Dear Sir or Madam Dear sir	Yours faithfully \ Faithfully yours
Dear Mr. Seaver Dear Mrs. Seaver Dear Ms Malone Dear Miss Malone	Yours faithfully \ Yours sincerely \Best wishes \ Kind regards, etc.(U.K.)
	Sincerely \ Very truly yours \ Best regards, etc.

签名（The Signature）
结束语的下面，应将公司的名称用大写打出，必须由负责人签名，签名的下面为使对方了解签名人的姓名、职位，可以打字注明，因为签字常常很潦草，不容易识别拼法。如：
Yours faithfully,
P.P THE NATIONAL TRADING CO.
(Signature)
B.R.Jones
Managing Director
附件（Enclosure）
如信中有附件时，应在左下角注明Encl.或Enc.。如附件不止一件，应注明2 Encls.或3 Encls.。或详细列明如下：
Enc.:1 B/L（提单一张）
1 Photo（照片一张）
1 Certificate（证明书一张）
这十个部分在其它商业书信中，必需部分，即在一般情况下不可缺少的部分是：信头、封内地址、称呼、信的正文、结束礼词、签名。

(1)信头 Heading ............ ............ 引证号码 Ref. NO. 日 期 Date (2)封内地址 Inside Address (3)称呼 Salutation (4)标题 Caption (5)开头语 Opening Sentence (6)正文 Body of the Letter ............................................ ............................................ ............................................ (7)结尾语 Closing Sentence (8)结束礼词 Complimentary close (9)签名 Signature (10)附件 Enclosure